Sekretariát. Aby všechno klapalo a na nic se nezapomnělo

(ČB 1/2020) Jdete-li něco vyřizovat na synodní radu (správně do ústřední církevní kanceláře), první, s kým budete mluvit, jsou pracovnice sekretariátu. Jejich práce je pestrá a agenda rozmanitá, jak už to u asistentek bývá. Skoro se nabízí označení „děvčata pro všechno“. Jak svou práci vidí, jsme se zeptali asistentky synodního seniora Alice Brodské Pištorové (ABP) a asistentky vedoucího tajemníka Moniky Voženílkové (MV).

Jakou máte kvalifikaci, co jste dělaly před tím, než jste nastoupily do sekretariátu ústřední církevní kanceláře, a jak dlouho už práci asistentky zastáváte?

Poslechněte si článek:

ABP: Můj profesní životopis je dosti stručný. Do ústředí církve jsem přišla v září 2003 jako čerstvá absolventka provozně ekonomické fakulty České zemědělské univerzity. Asi tři roky jsem pracovala jako referentka kanceláře Jeronýmovy jednoty, a dodávám, že ráda. Můj šéf byl tehdy Jiří Tomášek, dlouholetý předseda Jeronýmovy jednoty. Pak se naskytla možnost práce v sekretariátu, s nabídkou jsem souhlasila a nelituju. ČCE je tedy můj dosud jediný zaměstnavatel, někdy v legraci říkám, že jsem „skleníkové dítě ústřední církevní kanceláře“.

VM: Před příchodem do ústřední církevní kanceláře jsem pracovala jako samostatný obchodní referent. Nejdříve v podniku zahraničního obchodu Transakta v oddělení zvláštních obchodních operací se zeměmi jako Indie, Pákistán a Myanmar a pak v obchodní společnosti PAMCO, orientující se na prodej českých letadel. Zde v sekretariátu pracuji od roku 2009.

Je práce v církevním prostředí jiná než jinde?

ABP: Nemám zkušenost, a tak nemůžu porovnávat. Neznamená to ale, že nemám očekávání nebo určitý pocit. Pocit, že ačkoliv jsme úřad jako každý jiný, mohlo by to tu být otevřenější, přátelštější, méně soupeřivé. Ale nevím… Asi budu muset změnit místo, abych si to potvrdila.

VM: Jsem vděčná za vstřícné a přátelské prostředí a za to, že se na své kolegy můžu vždycky spolehnout. Většinou pracujeme v kolegiální symbióze, bez postranních úmyslů. To je myslím od komerčního prostředí hlavní rozdíl. Našla jsem tu i osobní přátelství, čehož si moc vážím.

Co máte hlavně na starost?

ABP: Místo se oficiálně nazývá asistentka synodního seniora a referentka sekretariátu ÚCK, jedním slovem vyjádřeno „sekretářka“ – to myslím sedí nejlíp. Jako sekretářka mám na starosti např. korespondenci synodní rady, přípravu programu zasedání synodní rady a pořizování zápisů z jejích jednání, pak distribuci úkolů, které ze zasedání plynou, a plnění těch, které mi patří. Ale taky to, aby synodní rada měla při jednání dostatek kofeinu a sacharidů. Jsem v rámci ÚCK taky „partner“ pro některé poradní odbory synodní rady. Ve vztahu ke sborům je to např. vypravování sborových zásilek, snaha o udržování aktuálních údajů o sborech na Evangnetu, příprava schematismu ČCE a ÚCK pro Evangelický kalendář. A pak je to práce na přípravách zasedání synodu.

Monika Voženílková

VM: Kromě každodenní běžné agendy jsem nápomocna studentům bohosloví od chvíle, kdy projeví přání být zapsáni mezi kandidáty služby v církvi, až po vstup do vikariátu nebo na jáhenskou praxi. Začínajícím kazatelům zprostředkovávám příspěvky z Fondu pro přípravu ke kazatelské službě a další vzdělávání kazatelů. Mám na starost Fond křesťanské služby a Fond pro vdovy. Moje práce spadá částečně i pod mediální a publikační úsek. Mám na starosti tiskoviny a letáky, ale také organizaci různých akcí povšechného sboru, v poslední době třeba promítání v Knihovně Václava Havla. Snažím se sborům pomáhat s propagací – pokud se spojí více sborů dohromady, jsou totiž pak věci levnější a dostupnější. Hodně práce bylo se zavedením nového loga, pro sbory vznikly nejrůznější nástroje, aby se mohly prezentovat v novém vizuálním stylu. A dělá mně vždy velkou radost, když k nám do kanceláře přijde dopis na sborovém papíře s novým logem, nebo když mě sbor poprosí o razítko či vizitku. Pak vidím, že naše snaha není zbytečná.

Alice Brodská Pištorová

Co řešíte nejčastěji?

ABP: Moje práce má několik pevných bodů – co čtrnáct dní zasedání synodní rady, zhruba měsíčně sborové zásilky a pak každoroční synod, na který se v kanceláři chystáme téměř půl roku předem. Poměrně dost času máme u ucha telefonní sluchátko a vyřizujeme všechno možné. Další zdroj je samozřejmě e-mail. V poslední době jsem si všimla, že se lidi docela často ptají, jak postupovat, když by chtěli mít církevní svatbu.

VM: To se nedá říct, každý den je jiný. Na jaře řešíme synod a nástěnný kalendář na příští rok, v průběhu celého roku studentské praxe a ke konci roku zase přihlášky do vikariátu a jáhenské praxe. Ostatní věci jsou nárazové a celoroční. Každý den se do práce těším.

Jak vypadá každoročně vaše práce před nejvyšším celocírkevním shromážděním – synodem?

ABP: Intenzivnější práce na synodu, který bývá zpravidla ve druhé půli května, začíná už prakticky začátkem daného roku, uzávěrka materiálů po obsahové stránce bývá do konce března. Synod dostává zprávu o plnění loňských usnesení, jsou mu předkládány pravidelné zprávy za nejrůznější oblasti života církve a pak samozřejmě nové návrhy a podněty k jednání. Pak se synodní materiály distribuují (dnes už to jde elektronicky, ale dříve jsme všechno kopírovali a posílali listovní poštou) a těsně před synodem se připravují hlasovací lístky, prezenční listiny a podobné praktické věci. Co ale, přiznávám, nemám moc ráda, je bezprostředně po synodu upravování zápisů ze synodního zasedání, kdy si často některé pasáže jednání přehrávám ze zvukového záznamu.

VM: Máme to s Alicí rozděleno a já se starám o praktické věci, jako je např. místo konání synodu, ubytování poslanců synodu, strava a pak hladký průběh samotného jednání po organizační stránce.

V minulých letech se slavilo jedno významné výročí za druhým. Jak se tohle do vaší práce promítalo?

ABP: Na výročích jsem se já z povahy své práce zase tolik nepodílela. Ale abych přeci odpověděla na tvou otázku, při 100. výročí církve jsem měla na starosti pozvánky na slavnostní shromáždění v Obecním domě, a to bylo docela dobrodružné.

VM: V mém případě velmi podstatně, výročí nás v kanceláři doslova pohltila, a to ve všech odděleních. Jenomže vedle toho jsme měli své běžné pracovní úkoly. Šest let za sebou církev slavila nějaký významný mezník své historie a zvláště rok 2018 byl velmi náročný. Když se ohlédnu zpět, zdá se mi až neuvěřitelné, že jsme to zvládli. Dlouho mě také zaměstnávala kniha //Církev v proměnách času III//. Bylo náročné získat ze sborů příspěvky a shromáždit fotografie. Na druhou stranu to ale byla práce příjemná, díky níž jsem poznala blíže hodně milých lidí.

Co vás na vaší práci baví a těší?

ABP: Baví – asi ta různorodost. Někdy musím něco smysluplného napsat, někdy zase vařím kávu, vyřizuji telefony. A těší – je fajn, když mám občas zpětnou vazbu (někdo třeba jen stručně odepíše na e-mail, dostal, co měl). A taky že mám bezva kolegyni Moniku, se kterou sdílím kancelář, a i daleko víc.

VM: Mám pocit, že svou prací přispíváme k naplnění něčeho smysluplného. To je pro mě důležité.

Co je (někdy) těžké?

ABP: Soustředit se, když je potřeba, a podmínky tomu nepřejí – zvoní telefony, přicházejí návštěvy a tak. Jsme s kolegyní Monikou zvyklé mít do sekretariátu dveře otevřeny, když už je ale rušno moc a potřebujeme to trochu „odfiltrovat“, na chvíli zavřeme.

VM: Často komunikuji se sbory a někdy čekám dlouho na odpověď. Ale nevadí, většinou je komunikace laskavá a já jsem trpělivá.

připravila Daniela Ženatá