Spisovna. Aby byl v korespondenci a písemnostech pořádek

(ČB 2/2020) Ve čtvrtém patře Husova domu čteme u jedněch dveří na cedulce Spisová služba. V místnosti s trezory se vzácnými tisky zastihneme Miroslavu Fůrovou, která se zabývá nejen evidencí korespondence a pořádáním písemností, předávaných z oddělení do spisovny, ale pracuje také s fotografiemi a archivními fondy. Je zde zaměstnána na poloviční úvazek a my jsme se jí vyptali na její práci.

Poslechněte si článek:

Ráno vždycky roznášíš poštu do jednotlivých pater církevního ústředí, potkáváme se u poštovních přihrádek. Odkdy jsi v práci, že máš poštu tak brzo roztříděnu?

Oficiálně pracuji od osmi do dvanácti, ale běžně tuto dobu přetahuji, protože mimo svoji pracovní náplň mívám práci také pro sbory nebo senioráty. Na požádání pořádám jejich archivy, což je práce, kterou dělám na živnostenský list. Ale s poštou ráno každý den začínám, to máš pravdu. Je to takové kolečko: kolem osmé mi někdo z kolegů z provozního oddělení poštu přinese, já ji roztřídím, označím a zaeviduji v podacím deníku. Poslední krok pak je předat příslušnou poštu tomu oddělení, které ji bude vyřizovat. To je ta fáze, kdy se někdy potkáváme v druhém patře u skříňky, v níž má každé oddělení svou přihrádku. Rozdáním pošty to celé ale nekončí. Na mně je i evidence odchozí pošty zápisem do podacího deníku.

Jak dlouho v ústředí církve vlastně pracuješ?

Do ústřední církevní kanceláře jsem nastoupila, tuším na podzim, v roce 2002. V archivu tenkrát hledali člověka, který by zkatalogizoval sbírku starých tisků. Já jsem v té době pracovala v oddělení rukopisů a starých tisků Národní knihovny ČR a takovou práci jsem vlastně dělala, tak jsem si přibrala malý úvazek zde. A nakonec z něj byl od ledna 2003 úvazek celý. V ústředním archivu jsem tedy nastoupila jako archivářka, což je profese, kterou jsem vystudovala a která mě baví. Kodikologie (nauka o knihách neúřední povahy, a to i rukopisných) je jedna z pomocných věd historických, které se na archivnictví učí. S tou jsem tady začala, ale věnovala jsme se i pořádání archivních fondů. A to do doby, než se v ÚCK rozhodlo, že bude zavedena spisová služba. Do spisovny jsem přešla v roce 2013.

Vím, že máš na starost spisový a skartační plán. Co to je?

Spisový plán bylo tehdy právě potřeba vytvořit. To je soupis agend jednotlivých oddělení a typologie jejich písemností, včetně určení jejich skartačních znaků a lhůt. Jednoduše řečeno skartační znak udává, zda bude písemnost po vypršení skartační lhůty zničena, anebo zda se jedná o archiválii. Práce na tvorbě spisového plánu mě bavila, byla totiž také s lidmi. Bylo třeba projít agendy všech oddělení, jak písemnou, tak elektronickou část, a evidovat typy dokumentů.

Máš na starosti předávky dokumentů, připravuješ skartační řízení; něco se pak vyřadí, něco naopak předá do archivu. Můžeš tyto činnosti blíže popsat?

Ano, vedu přehled předávek dokumentů z jednotlivých oddělení do spisovny, během roku jich bývá deset až patnáct. Pravidelně mě zásobuje ekonomické a personální oddělení, ale i ta další, kde se chtějí „zbavit“ už tzv. neživých dokumentů. Po uplynutí jejich skartačních lhůt připravuji v součinnosti s archivem skartační řízení, což je proces oddělování archiválií a skartu. Záznam o tom, co bylo zničeno, a co jsem předala do archivu, je také součást onoho přehledu předávek.

 

Co ještě často děláš?

Mám například na starosti evidenci smluv, které jsou fyzicky uloženy v právním oddělení. Přiděluji smlouvám evidenční čísla, eviduji smlouvy v určeném programu a ukládám je. Při skartaci smluv pak spolupracuji s právníkem. K mé práci patří také vedení evidence přidělených čísel ISBN (mezinárodní standardní číslo knihy), které plyne z faktu, že ČCE funguje také jako nakladatel, a to pro celou církev. Znamená to povinnost označovat všechny brožury, CD-ROM, knihy, monografie, sborníky, zpěvníky aj., vznikající pod hlavičkou ČCE, číslem ISBN. U mě se schází žádosti o ISBN nejen z kanceláře, ale i z farních sborů.

Zaobíráš se také fotografiemi, že?

Už před lety byl pro archiv zakoupen kvalitní skener pro fotografie, v ústředním archivu existuje totiž dost rozsáhlá sbírka dobových fotek. Její katalogizace už je dávno hotová, ale skener, umístěný u mě v kanceláři, nelenoší. Slouží pro skenování nových fotek a je také využíván při službě badatelům.

zápis ze zasedání synodního výboru z roku 1921

Spolupracuješ hodně s archivem?

Ano, spolupráce je úzká, což mě těší i z osobních důvodů. Máme, myslím, hezké vztahy. Kromě řečených předávek archiválií ze spisovny nebo skenování pro badatele mám stále na starosti ještě sbírku prvotisků a starých tisků. Ty jsou v těch trezorech, o kterých ses zmínila na začátku našeho rozhovoru.

V tomto čísle ČB je upoutávka na Katalog starých tisků a prvotisků, který jsi ty uspořádala. Jaká to byla práce? A jak dlouho se takové věci dávají dohromady?

Práce to byla piplavá, nekonečná, ale taky radostná při nacházení např. údajů pro provenienční rejstřík. Katalog byl již dávno hotov a existoval v několika „na koleně“ vytištěných exemplářích. Na jeho vydání, o němž bylo rozhodnuto v roce 2017, přispěla partnerská církev v Bádensku, ministerstvo kultury i naše kancelář.
Jeden z prvních výtisků katalogu putoval do Olomouce jako dar bratru Janu Bartuškovi, který mi poskytl fotografii uvedenou v katalogu a další informace. Od něho vím, že katalog funguje přesně tak, jak jsem si to představovala. J. Bartušek s jeho pomocí určil dva tisky, která dlouhá léta vlastní a z nichž jeden neměl titulní list. Plnohodnotnou částí katalogu jsou rejstříky. Z nich bych tady chtěla upozornit právě na ten provenienční, jinak také rejstřík dřívějších vlastníků knih. Ti pocházeli převážně z evangelických rodin, které věnovaly svoje knižní poklady po předcích knihovně Husova domu. A jmenovaný rejstřík obsahuje přehled všech dárců, a kde to bylo možné, i s bližšími údaji o nich. I proto chci zveřejnit tento rejstřík na webové stránce ÚCK, aby se našlo možná i více zainteresovaných zájemců o katalog. Jeho náklad je 200 kusů a pevně doufám, že to nebude „ležák“ (nic proti pivu).

Občas píšeš příspěvky do Českého bratra. Je i psaní tvým koníčkem?

Je pravda, že jsem publikovala v ČB jak populárnější články z historie, např. k dějinám Jednoty bratrské, konkrétně k její knižní produkci, nebo o Husově domě, tak také několik recenzí filmů nebo knih a také pár básniček. Ale takové moje srdeční téma byl dlouhé roky Husův dům, kde sídlí církevní ústředí. I proto mě potěšilo, když mě Adéla Šmilauerová, současná vedoucí archivu, oslovila, abych přispěla s tímto tématem do sborníku Ex archivis ecclesiae II, který připravila k 100. výročí vyhlášení vzniku církve. Napsala jsem, myslím, dost podrobný článek o dějinách Spolku Husova domu, a musím říct, že mě to hodně bavilo. Všimla jsem si při korektuře článku, jak se během téměř půlstoletí existence tohoto spolku měnil v dobových pramenech nejen slovník, ale i intelektuální prostředí.

Co tě na tvé práci baví a těší?

Myslím, že toho je hodně. Těší mě lidé, se kterými pracuji, k nimž patří i občasní badatelé starých tisků. A taky výsledky, mezi které patří například inventární soupisy archivních fondů, ke kterým je třeba projít někdy hodně dlouhou cestu pořádání. Mívám někdy dobrý pocit, zadostiučinění, když potřebuji založit do (právě pořádaného) fondu nějaký dokument, jehož místo si v inventáři vytipuji, a ten dokument už v tom kartonu je. Tím se mi potvrdí, že ten (mnou) vytvořený systém funguje. Baví mě vlastně i „tvorba“ podacího deníku. Snažím se v něm zachovat co nejúplnější informace o tom, o jakou věc se jedná, aby mohl jednou badatelům sloužit jako dobré vodítko po činnosti církve během let.

Člověk má o spisovně a archivu představu trochu jednotvárné a nudné práce. Je to pravda?

Byly doby, kdy jsem svoji práci jako nudnou viděla. Ale tak už to dávno není. Je pravda, že každý by to dělat nechtěl, vyžaduje to, jak se říká, „sicflajš“. Mně se ale ta práce zdá užitečná sama o sobě. Kolik času a pozornosti jí věnuji v detailech, tolik ona mi vrací v přehlednosti. A nejen to. Archivnictví a spisová služba mají v sobě i „detektivní“ rovinu. Všechno není v inventářích ani v tom mém přehledu předávek podchyceno na jednotlivosti, proto je potřeba při hledání tipovat, kde se to a to může „schovávat“. Kdybych se měla vrátit k tvé otázce, co mě baví a těší na mé práci, pak bych odpověděla: „Pravdivě, a pokud možno i poutavě, psát.“

připravila Daniela Ženatá